1) Titolare del trattamento e contatti
Titolare: Malamute Breed & Sled Union, z. s. (MBSU) – associazione
Sede: Horní Tošanovice 8, 73953 Horní Tošanovice, Repubblica Ceca
IČO: 17650011
E-mail per la protezione dei dati: privacy@mbsu.eu
Il titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), poiché per le nostre attività la normativa non lo richiede.
2) Ambito e categorie di dati
Trattiamo principalmente i seguenti dati (in base a ciò che ci fornisci):
- Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, e-mail, telefono, cittadinanza/nazionalità, facoltativamente indirizzo di residenza.
- Dati relativi all’iscrizione e alle attività: tipo di iscrizione, stato della domanda/iscrizione, partecipazione alle gare (conserviamo nel tempo partecipazione/non partecipazione e statistiche di base).
- Dati sui cani: nomi, età, fotografie, altre informazioni descrittive legate all’allevamento.
- Contenuti e comunicazioni: e-mail e moduli relativi a domande, gare, attività di allevamento e comunità.
- Dati tecnici: log e identificatori di base necessari al funzionamento del sito (vedi sezione Cookie).
Non trattiamo categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR (dati sanitari, opinioni politiche, ecc.). Le fotografie delle persone sono considerate dati personali comuni; non effettuiamo identificazione biometrica.
3) Finalità e basi giuridiche del trattamento
4) Fotografie e pubblicazione
Durante gli eventi realizziamo fotografie e brevi video per documentare e promuovere le attività dell’associazione. La base giuridica di questo trattamento è il nostro legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR) alla documentazione e alla promozione delle attività associative. Possiamo pubblicare i contenuti sul sito e sui profili ufficiali MBSU. Partecipando alla gara, il partecipante prende atto che può essere fotografato e ripreso nell’ambito della documentazione della gara e dei risultati. Se non desideri essere ripreso, contattaci prima dell’evento o rivolgiti all’organizzatore sul posto; rispettiamo sempre l’opposizione ai sensi dell’art. 21 GDPR e offriamo opzioni ragionevoli (non riprendere, cancellare, oscurare).
6) Tempi di conservazione
- Domande e iscrizione: per la durata dell’iscrizione; se la domanda viene respinta, conserviamo i dati di base al massimo per 12 mesi per dimostrare il processo (poi cancelliamo in modo sicuro), salvo motivi legali per un periodo più lungo.
- Iscrizioni alle gare e account dei concorrenti: con l’invio dell’iscrizione viene creato automaticamente un account utente (e-mail + password) per accedere in futuro allo storico delle gare, ai risultati e, se del caso, all’iscrizione come membro. Conserviamo l’account e i dati correlati (dati dell’iscrizione, risultati, fotografie e piazzamenti) fino alla revoca del consenso o fino a quando l’utente elimina l’account autonomamente (nelle impostazioni del profilo tramite l’opzione “Elimina account”) oppure richiede la cancellazione a privacy@mbsu.eu. Dopo l’eliminazione dell’account non sarà possibile creare automaticamente un nuovo account sullo stesso e-mail senza una nuova registrazione e il consenso dell’utente.
- Log di comunicazione e di esercizio: di norma fino a 12 mesi.
- Documenti contabili/fiscali: secondo i termini di legge (tipicamente 5–10 anni, in base alla normativa locale).
- Fotografie: fino alla revoca del consenso/opposizione accolta, oppure fino alla cancellazione motivata dai nostri canali.
Se elimini l’account nella domanda o nel profilo, avvieremo la cancellazione dei dati senza ingiustificato ritardo (con le eccezioni di conservazione obbligatoria previste dalla legge).
7) I tuoi diritti (GDPR)
- Accesso ai tuoi dati (art. 15),
- Rettifica dei dati inesatti (art. 16),
- Cancellazione – “diritto all’oblio” (art. 17),
- Limitazione del trattamento (art. 18),
- Portabilità dei dati (art. 20),
- Opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21),
- Revoca del consenso in qualsiasi momento (se il trattamento si basa sul consenso – art. 7).
Puoi esercitare i diritti tramite i contatti indicati di seguito. Risponderemo senza ingiustificato ritardo, entro 1 mese (prorogabile di 2 mesi per richieste complesse).
8) Sicurezza
Utilizziamo la cifratura delle comunicazioni (HTTPS), controllo accessi, audit log e segmentazione dei dati. Gli accessi degli amministratori sono protetti con autenticazione a più fattori. I nostri responsabili del trattamento sono contrattualmente vincolati a un livello di sicurezza adeguato.
10) Modifiche al documento
Le modifiche sostanziali saranno comunicate sul sito e (se appropriato) via e-mail. Per ogni versione indichiamo la data di efficacia.
11) Contatto per le richieste degli interessati
E-mail: privacy@mbsu.eu
Gestiamo le richieste gratuitamente; un costo può essere addebitato solo in caso di richieste manifestamente infondate o ripetitive ai sensi del GDPR.
12) Reclamo all’autorità di controllo
Hai il diritto di presentare un reclamo presso l’autorità di controllo competente nel SEE. Per la Repubblica Ceca: Ufficio per la protezione dei dati personali (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
13) Note di trasparenza
- Se basiamo il trattamento sul consenso (ad es. marketing), il consenso può sempre essere revocato senza pregiudicare la liceità del trattamento prima della revoca.
- I dati relativi ai minori vengono trattati solo tramite i rappresentanti legali e nella misura necessaria per la partecipazione agli eventi.
- Per le fotografie pubblicate rispettiamo un equilibrio ragionevole tra diritti e interessi; su richiesta possiamo effettuare una rimozione discreta o l’oscuramento.
- Il conferimento dei dati personali richiesti è volontario ma necessario per concludere l’iscrizione o registrarsi ai nostri eventi. Senza tali dati non potremmo gestire la tua domanda né fornire i servizi.
- I tuoi dati personali non vengono utilizzati per decisioni individuali automatizzate, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o analogamente significativi (art. 22 GDPR). Tutte le decisioni (ad es. ammissione come membro, approvazione della domanda, ecc.) vengono sempre prese da persone autorizzate.
- I dati personali non vengono ceduti a terzi per le loro finalità di marketing o commerciali. I dati sono utilizzati esclusivamente per le finalità sopra indicate all’interno di MBSU e presso i nostri responsabili del trattamento contrattuali.
Questo documento è predisposto in conformità al GDPR e alle norme correlate del SEE. Consigliamo comunque una revisione legale per il tuo caso specifico (statuto, contabilità, fornitori).