1) Správce a kontakty
Správce: Malamute Breed & Sled Union, z. s. (MBSU) – spolek
Sídlo: Horní Tošanovice 8, 73953 Horní Tošanovice, Česká republika
IČO: 17650011
E-mail pro ochranu osobních údajů: privacy@mbsu.eu
Správce neustanovil pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), protože to právní předpisy pro naše aktivity nevyžadují.
2) Rozsah a kategorie údajů
Zpracováváme zejména tyto údaje (dle toho, co nám poskytnete):
- Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, e-mail, telefon, státní příslušnost, volitelně adresa bydliště.
- Údaje o členství a aktivitách: typ členství, stav přihlášky/členství, účast na závodech (dlouhodobě evidujeme účast/neúčast a základní statistiky).
- Údaje o psech: jména, věk, fotografie, další popisné údaje související s chovem.
- Obsah a komunikace: e-maily a formuláře související s přihláškami, závody, chovatelskou agendou a komunitou.
- Technické údaje: základní logy a identifikátory nutné pro provoz webu (viz část Cookies).
Nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR (zdravotní, politické aj.). Fotografie osob považujeme za běžné osobní údaje; neprovádíme biometrickou identifikaci.
3) Účely a právní základy zpracování
4) Fotografie a publikace
Na akcích pořizujeme fotografie a krátká videa za účelem dokumentace a propagace činnosti spolku. Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na dokumentaci a propagaci spolkové činnosti. Publikovat záznamy můžeme na webu a oficiálních profilech MBSU. Účastí na závodu bere účastník na vědomí, že může být fotografován a natáčen v rámci dokumentace závodu a výsledků. Pokud si nepřejete být zachyceni, kontaktujte nás před akcí nebo na místě organizátora; vždy respektujeme námitku dle čl. 21 GDPR a nabízíme rozumné možnosti (nezachytit, smazat, rozmazat).
6) Doba uchování
- Přihlášky a členství: po dobu trvání členství; pokud je přihláška zamítnuta, uchováme základní údaje nejvýše 12 měsíců pro prokazatelnost procesu (poté bezpečně smažeme), není-li právní důvod k delší lhůtě.
- Přihlášky na závody a účty závodníků: při podání přihlášky se automaticky vytvoří uživatelský účet (e-mail + heslo), který slouží k budoucímu přístupu k historii závodů, výsledkům a případně pro pozdější členství. Účet a související údaje (údaje z přihlášky, výsledky, fotografie a umístění) uchováváme do odvolání souhlasu nebo do okamžiku, kdy uživatel účet sám smaže (v nastavení profilu volbou „Odstranit účet“) nebo požádá o jeho odstranění na privacy@mbsu.eu. Po odstranění účtu již na stejný e-mail nebude možné automaticky vytvořit nový účet bez nové registrace a souhlasu uživatele.
- Komunikační a provozní logy: obvykle do 12 měsíců.
- Účetní/danové doklady: dle zákonných lhůt (typicky 5–10 let dle místní úpravy).
- Fotografie: do odvolání souhlasu/úspěšné námitky, nebo do odůvodněného smazání z našich kanálů.
Pokud v přihlášce nebo profilu vymažete účet, zahájíme mazání údajů bez zbytečného odkladu (s výjimkami povinného uchování dle zákona).
7) Vaše práva (GDPR)
- Přístup ke svým údajům (čl. 15),
- Oprava nepřesných údajů (čl. 16),
- Výmaz – „právo být zapomenut“ (čl. 17),
- Omezení zpracování (čl. 18),
- Přenositelnost údajů (čl. 20),
- Námitka proti zpracování z oprávněného zájmu (čl. 21),
- Odvolání souhlasu kdykoli (pokud je zpracování na souhlasu – čl. 7).
Práva lze uplatnit přes kontakty níže. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce (lze prodloužit o 2 měsíce u složitých žádostí).
8) Zabezpečení
Využíváme šifrování komunikace (HTTPS), řízení přístupu, audit logy a segmentaci dat. Přístupy správců jsou chráněny vícefaktorově. Naši zpracovatelé jsou smluvně zavázáni k odpovídající úrovni zabezpečení.
10) Změny dokumentu
Podstatné změny zásad oznámíme na webu a (je-li to přiměřené) e-mailem. U každé verze uvádíme datum účinnosti.
11) Kontakt pro žádosti subjektů údajů
E-mail: privacy@mbsu.eu
Žádosti vyřizujeme bezplatně; poplatek lze účtovat pouze v případech zjevně nedůvodných/opakovaných požadavků dle GDPR.
12) Stížnost k dozorovému orgánu
Máte právo podat stížnost u svého místně příslušného dozorového orgánu v EHP. Pro ČR: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
13) Poznámky pro transparentnost
- Pokud zpracování založíme na souhlasu (např. marketing), vždy jej lze odvolat bez vlivu na zákonnost před odvoláním.
- Údaje o dětech zpracováváme pouze přes zákonné zástupce a v rozsahu nezbytném pro účast na akcích.
- U zveřejněných fotografií respektujeme přiměřenou rovnováhu práv a zájmů; na žádost provedeme skryté smazání nebo rozostření.
- Poskytnutí vyžadovaných osobních údajů je dobrovolné, avšak nezbytné pro uzavření členství nebo registraci na naše akce. Bez poskytnutí těchto údajů bychom nemohli vaši přihlášku vyřídit ani vám dané služby poskytnout:contentReference[oaicite:9]{index=9}.
- Vaše osobní údaje nevyužíváme k automatizovanému individuálnímu rozhodování, včetně profilování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně závažné účinky (čl. 22 GDPR). Všechna rozhodnutí (např. o přijetí za člena, schválení přihlášky apod.) činí vždy naši pověření pracovníci.
- Osobní údaje nepředáváme žádným třetím stranám pro jejich vlastní marketingové či obchodní účely. Vaše data slouží výhradně k naplnění výše uvedených účelů v rámci MBSU a u našich smluvních zpracovatelů.
Tento dokument je připraven podle GDPR a souvisejících předpisů EHP. Přesto doporučujeme právní revizi pro vaše konkrétní poměry (stanovy, účetnictví, poskytovatelé).